Het is weer die tijd van het jaar – het begrotingsproces

In de laatste week van het begrotingsproces ‘mag’ iedereen nog even 20% van zijn/haar budget inleveren. Herkenbaar? Het opstellen van de –meerjaren- begroting is in veel bedrijven een vast, jaarlijks ritueel (vaak in augustus of september). Een mooie kans om de strategie te vertalen naar activiteiten en daarvoor budget te reserveren, maar meestal een frustrerend en vooral financieel gedreven proces. Toch kun je er veel uithalen! In deze blog delen we (Simon en Eric) de 5 dingen die ons hielpen tijdens ±10 jaar begroten als verantwoordelijk manager of als trekker van het begrotingsproces. Ben je zelf vanuit een commerciële rol bezig met begroten en wil je eens sparren, wij denken graag met je mee! 

1: Gebruik de specialisten 

Natuurlijk, er zit veel kennis bij Finance en Control. Maar hoe succesvol je kunt zijn wordt vooral bepaald in de samenhang van sales, marketing, product management, service en IT (en in sommige organisaties ook compliance). Alleen samen kun je een goed beeld schetsen van je marktpositie, ontwikkelingen die op je af komen en wat er nodig is om bepaalde ambities te kunnen realiseren. Hoe sneller je hen en hun perspectieven aan boord hebt, des te beter kom je voor de dag.  

2: Waarom sta je waar je staat 

Welke initiatieven hebben goed gewerkt? Welke kosten lopen uit de hand? Welke concurrent maakte het je toch lastiger dan je dacht? Door te leren van eerdere begrotingen en resultaten, kun je veel scherper vooruitkijken. In onze eerste jaren ontbrak deze analyse wel eens, dat leidde tot de meest wilde en achteraf vervelende projecties.  

3: Verzin een vaste vorm 

Het uiteindelijke doel is simpel, getallen die Finance ‘meeneemt’ en in hun programma’s vastleggen. Voor jou is de weg ernaartoe waardevoller omdat dat je daarin je verhaal vormt, aannames doet, keuzes maakt, prioriteiten stelt en ook je doelen benoemt. Giet je dit qua output in een vaste vorm, heb je direct een document om met je team en stakeholders in dialoog te blijven, een start om de uitvoering van je plan mee te besturen én een basis voor volgend jaar!  

4: Verdiep je in de kosten 

Sales is nieuwe klanten en omzet. Dat weet iedereen. Maar het helpt je enorm als je goed begrijpt hoe het financiële huishoudboekje van jouw bedrijf werkt. Welke kosten zijn vast of beïnvloedbaar? Welke potjes vallen wanneer vrij en wat zijn de financiële doelen van jouw bedrijf? De kosten en investeringen goed snappen is soms effectiever in dit proces dan focussen op een bepaald marktaandeel of nieuwe innovaties. Kun je het combineren, dan ben je spekkoper.  

5: Vertaling naar een roadmap 

 Een strategie met doelstelling is een mooi begin, maar zonder een goede vertaling naar acties ben je nog nergens. Vaak is er wel een vorm van een roadmap en soms ook een actielijst. Echter, wij merken dat deze vaak nog niet concreet en actionable genoeg zijn, terwijl dit zo belangrijk is! Hoe concreter de doorvertaling, hoe gemakkelijker de executie. Niet in de laatste plaats omdat hierdoor ieder teamlid precies weet wat van hem of haar verwacht wordt.