Blog
Fluitje van een cent, zo’n business case
De meeste mensen hebben er een haat-liefde verhouding mee; een business case maken. Ook wel BuCa genoemd. Op papier is het een fantastisch idee; de hele organisatie bereid in een vast, toegankelijk format zo objectief mogelijk besluitvorming voor rond (het investeren in) projecten of initiatieven. De praktijk is vaak een worsteling met gebrekkige data, veel onzekerheden en vooral meer overtuiging dan onderbouwing. Met de bekende hockeysticks tot gevolg. Als de Gangmakers hebben we tientallen business cases gemaakt, aangescherpt of beoordeeld. We geven nu training in het opstellen ervan en coachen professionals die er mee aan de slag gaan. Uiteraard maken we ze zelf ook indien onze projecten erom vragen. In deze blog delen we 4 inzichten en tips.
Structuur en vorm voor inhoud
Natuurlijk gaat het uiteindelijk de cijfers, maar structuur en vorm helpen in de overtuiging. Een goede structuur, met uitgedachte primaire en secundaire baten en lasten (bijv. Campagne kosten of een groei in een ander product) helpt om je data verzameling gedegen en gericht uit te voeren. Een strakke vorm, zowel je rekensheets als je output, maakt het makkelijker om je stakeholders mee te nemen in je berekening en jouw conclusie. Het goede nieuws? Hier zijn hele goede, makkelijk te gebruiken templates voor!
Vastleggen en transparantie
Je zit in gesprek met je stakeholder en die stelt een vraag over een getal. En in je hoofd denk “hoe kwamen we ook alweer aan 10%”. Geen fijn gevoel, en te veel aarzeling komt ook niet goed over. Een goede, makkelijke stelregel is om al je bronnen, aannames en conclusies van discussies vast te leggen en transparant te maken. Dit kan prima in je rekenmodel.
Een flexibel model
Vaak heb je van die aannames, die cruciaal zijn voor de uitkomst van je business case maar waar je eerlijk gezegd geen sterke onderbouwing voor kunt vinden. Conversie percentages, marktaandelen en cross-sell percentages zijn bijvoorbeeld stappen in je business case waar dit regelmatig voorkomt. Wat wij doen: we maken deze aanname flexibel in het model en vragen aan stakeholders om met ons model te spelen. Zo draaien we het om: van wij denken dat we x% kunnen halen, we hebben y% nodig om het gewenste rendement te halen en geloven we data dat realistisch is. Dit leidt tot een andere, waardevollere dynamiek.
Drie keer prikken regel
Hoe je het went of keert; de business case gaat ook over degene die hem opstelt. En jouw stakeholders hebben niet altijd de gelegenheid om samen met jou de diepte in te gaan op alle analyses. Hun vertrouwen in je business case hangt dus –deels- samen met hoe overtuigend jij bent. Wat we zeer regelmatig zien gebeuren is dat stakeholders gaan ‘prikken’; inhoudelijke vragen stellen om de kwaliteit te testen. Dat doen ze in de regel 2 à 3 keer. Kom je daar goed doorheen, dan neemt de kans op positieve feedback significant toe.
Slaag je er in deze tips goed toe te passen, dan is de kans groot dat jij fluitend de volgende keer die BuCa fluitend maar binnenkopt. Maar, kun jij of jouw team hulp gebruiken bij het overtuigen van stakeholders voor een bepaald besluit, of wil je werken aan jouw ‘business cases skills’? Dan helpen we je graag!